5 Dinge, die Sie über Geschäftstelefonsysteme wissen müssen und worauf Sie achten müssen

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Bevor Sie sich mit der Erforschung der besten Geschäftstelefonsysteme befassen, sollten Sie einige allgemeine Dinge beachten, die Sie wissen müssen, damit Sie die beste Entscheidung für Ihre geschäftlichen Kommunikationsanforderungen treffen können.

1. Ortsbasierte TK-Anlage vs. gehostete TK-Anlage

In den meisten Fällen gibt es zwei Arten von PBX-Geschäftstelefonsystemen: “Standort” und “Gehostet”. Ein auf Geschäftsräumen basierendes Geschäftstelefonsystem erfordert die Aufbewahrung klobiger Geräte in Ihrem Büro und wird normalerweise in größeren Unternehmen eingesetzt. Kleinunternehmer sollten gehostete Geschäftstelefonsysteme verwenden, um eine nahtlose Erweiterung und Kosteneffizienz zu gewährleisten.

2. Teure Ausrüstung ist nicht immer notwendig

Eine Möglichkeit, wie Sie mit Ihren PBX-Geschäftstelefonsystemen Geld sparen können, besteht darin, dass Sie keine teuren Anschaffungen für Hardware tätigen müssen. Mit BYOD (Bring Your Own Device) können Sie Ihr Mobiltelefon verwenden oder Ihre vorhandene Hardware problemlos weiter verwenden. Verkabelung und Verkabelung sind ebenfalls nicht erforderlich, da gehostete PBX-Geschäftstelefonsysteme über Ihre Internetverbindung mit Strom versorgt werden.

3. Es kann die Produktivität steigern und Kunden binden

Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass eine Nachricht durch die Ritzen rutscht. Viele Geschäftstelefonsysteme verfügen über Funktionen wie Anrufkontinuität und Voicemail für E-Mails, um sicherzustellen, dass Sie immer den Überblick über Ihre Nachrichten behalten. Cloud-Empfangsfunktionen wie die automatische Weitervermittlung sind ebenfalls verfügbar, sodass Sie insgesamt ein besseres Kundenerlebnis bieten und Ihre Käufer zufrieden stellen können.

4. Fördert die Flexibilität des Arbeitsbereichs

Moderne Systeme bieten Anwendern die Freiheit, von jedem Ort aus zu arbeiten. Heutzutage brauchen Sie kein Büro, um ein Geschäftstelefonsystem zu haben. Sie benötigen lediglich eine zuverlässige Internetverbindung und Strom (es sei denn, Sie verwenden eine virtuelle Telefonanlage und arbeiten direkt von Ihrem Handy aus). Es ist auch einfach, Ihr Team zu erweitern und Erweiterungen hinzuzufügen sowie mit einer einfachen Plug-and-Play-Lösung von einem Ort zum anderen zu wechseln.

Bei der Suche nach Geschäftstelefonsystemen stoßen Sie auf Anbieter, die es schon seit Jahrzehnten gibt und einige, die in den letzten Jahren entstanden sind. Obwohl wir Erfahrung loben, ist es möglicherweise nicht immer am besten, einen Anbieter nur nach seiner Haltbarkeit zu wählen. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der sich auf Geschäftslösungen konzentriert (einige Anbieter legen großen Wert darauf, dass mittelständische und kleine Unternehmen im Mittelpunkt stehen), um sicherzustellen, dass Ihre geschäftlichen Kommunikationsanforderungen erfüllt werden. Sehen Sie sich ihre Services an und entscheiden Sie, ob sie die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen.

5. Nicht alle Business Phone-Systeme sind gleich

Wie ein PBX-Telefonsystem Ihrem Unternehmen zugute kommen kann
Lassen Sie sich nicht von der Fachsprache und der technischen Fachliteratur täuschen, die Sie bei PBX-Systemen finden. Entgegen der landläufigen Meinung müssen Sie nicht technisch versiert sein, um die Bedienung eines PBX-Systems zu erlernen. Wenn Sie Hardware von einem Anbieter kaufen, erhalten Sie höchstwahrscheinlich ein vorkonfiguriertes Telefon, das sofort nach Erhalt einsatzbereit ist. Dies ermöglicht es, das Gerät einfach anzuschließen und mit kaum einer Einrichtung Anrufe zu tätigen. Bei einem gehosteten PBX-System sind Verkabelung und Verkabelung nicht erforderlich, sodass Sie sich keine Sorgen um Installationsgebühren und Ausfallzeiten machen müssen.

Alle diese Vorteile führen zu einer Sache: mehr Einsparungen. Ohne Einrichtungskosten oder teure Hardware können Sie die Zeit und das Geld, die Sie sparen, nutzen und wieder in Ihr Unternehmen investieren. Um noch mehr Einsparungen zu erzielen, können Sie ein virtuelles PBX-Telefonsystem auswählen, mit dem Sie Ihr Unternehmen von Ihrem Mobiltelefon aus unter Verwendung Ihrer Geschäftstelefonnummer führen können. Es ist die Einfachheit und Professionalität, die viele Unternehmer suchen, ohne die Kosten eines großen Anbieters von PBX-Telefonsystemen.

Zu beachtende Funktionen des Small Business-Telefonsystems
Wenn Sie nach Einschränkungen suchen, die PBX-Business-Telefonsysteme mit sich bringen, sind sie möglicherweise auf eine Internetverbindung angewiesen. Solange Sie einen zuverlässigen Internetanbieter verwenden, bleibt Ihr System in Betrieb. Viele PBX-Business-Telefonsysteme bieten jedoch die Möglichkeit, Ihre Anrufe an ein externes Gerät wie Ihr Smartphone weiterzuleiten. Es ist eine zusätzliche Sicherheitsfunktion, die Geschäftsinhabern die Gewissheit gibt, dass sie ungeachtet unerwarteter Umstände keine Gelegenheit verpassen. Genau wie bei dieser einfachen Anrufweiterleitungsfunktion gibt es viele Dienste in einem kleinen Geschäftstelefonsystem, die Ihr Geschäft retten können.

Anrufaufzeichnung ist eine großartige Möglichkeit, Sprachaufzeichnungen zu führen. Beachten Sie jedoch die Gesetze Ihres Staates in Bezug auf Sprachaufzeichnungen. Es ist praktisch für Branchen wie Reisebüros und Arztpraxen, wenn es zu Kommunikationsfehlern oder einem Vorfall im Zusammenhang mit dem Informationsaustausch über das Telefon kommt. Es ist eine Möglichkeit, Compliance-Standards für bestimmte Branchen zu erfüllen, und ein wichtiges Instrument für Geschäftsinhaber, die sich aus Gründen der Rechenschaftspflicht und zu Schulungszwecken auf die Führung von Aufzeichnungen verlassen.

Sie können die Anruferfahrung Ihrer Kunden mit einer automatischen Telefonzentrale und einem benutzerdefinierten Anrufermenü ganz einfach optimieren. Diese beiden Funktionen arbeiten zusammen, um Ihrem Anrufer relevante Informationen wie neue Werbeaktionen oder bevorstehende Änderungen an Ihren Bürozeiten zu übermitteln und sie an die Personen weiterzuleiten, mit denen er sprechen muss. Ihre Anrufer werden die Aktualisierungen zu schätzen wissen und ihre positiven Erfahrungen werden sie ermutigen, Ihren Service anderen zu empfehlen.

Alles in allem, halte es einfach. Möglicherweise benötigen Sie nicht alle Informationen, die ein großer Anbieter bietet. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre spezifischen Anforderungen an die Geschäftskommunikation kennen. Suchen Sie nach Geschäftstelefonsystemen, die die Kopfschmerzen lindern und nicht verstärken.

Alicia Sandino ist seit mehreren Jahren in der Branche der virtuellen Telefondienste tätig und bietet Einblicke in die Vorteile von Geschäftstelefonen.

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